Integritetspolicy

Boivo värnar om din personliga integritet. Den här integritetspolicyn beskriver hur personuppgifter behandlas när du använder Boivos tjänst, besöker vår webbplats, kontaktar oss eller förekommer som kontaktperson i vår företagsprospektering.

Boivo tillhandahåller en digital tjänst för fastighetsförvaltning och boendeservice, bland annat för bokning av gemensamma resurser, felanmälningar, meddelanden och information mellan boende och fastighetsförvaltare.

1. Vem ansvarar för personuppgifterna?

Boivo drivs av:

[BOIVOS JURIDISKA BOLAG]
Org.nr: [ORG.NR]
Adress: [ADRESS]
E-post: info.boivo@gmail.com

I olika situationer kan Boivo ha olika dataskyddsroller. När en fastighetsägare eller fastighetsförvaltare använder Boivo för sina boende är det normalt fastighetsbolaget som är personuppgiftsansvarigt för behandlingen av boendes personuppgifter. Boivo behandlar då uppgifterna som personuppgiftsbiträde enligt kundens instruktioner.

För Boivos egen verksamhet, exempelvis företagskontakter, support, avtal, fakturering, webbplats och försäljningsarbete, är Boivo normalt personuppgiftsansvarigt.

2. Vilka personuppgifter behandlas?

Beroende på hur du använder Boivo kan vi behandla följande uppgifter.

Boende och användare

namn
e-postadress
fastighet och lägenhetsnummer
koppling till boendeskap
giltighetsperiod för boendeskap
bokningar av resurser
felanmälningar och fritext som du själv skriver
meddelanden och svar från fastighetsförvaltningen
information om vilka utskick du har läst
teknisk kontoinformation och inloggningsuppgifter som hanteras av Supabase Auth

Boivo lagrar inte ditt lösenord i klartext. Boivo har i dagsläget inte stöd för uppladdning av bilder i felanmälningar och lagrar inte telefonnummer för boende som standard.

Fastighetsskötare och administratörer

namn
e-postadress
roll och behörighet
koppling till bolag och fastigheter
administrativa aktiviteter i tjänsten

Kund- och faktureringsuppgifter

företagsnamn
organisationsnummer
kontaktperson
e-postadress
telefonnummer
faktureringsuppgifter
fakturor och betalningsinformation

Försäljning och prospektering

Boivo kan även behandla yrkesrelaterade kontaktuppgifter om personer hos potentiella företagskunder, exempelvis:

namn
befattning
företagsnamn
e-postadress
telefonnummer
professionell profil-URL
anteckningar om företaget och kontaktförsök

Sådana uppgifter kan komma från offentligt tillgängliga företagswebbplatser, kataloger eller andra öppna källor.

3. Varför behandlas uppgifterna?

Personuppgifter behandlas bland annat för att:

skapa och administrera användarkonton
koppla boende till rätt lägenhet och fastighet
möjliggöra bokning och avbokning av gemensamma resurser
ta emot och hantera felanmälningar
skicka meddelanden och informationsutskick
hantera supportärenden
administrera kunder och behörigheter
skapa och skicka fakturor
upprätthålla tjänstens säkerhet och funktion
felsöka tekniska problem
uppfylla rättsliga skyldigheter
hantera företagskontakter, försäljning och prospektering

4. Rättslig grund

Vilken rättslig grund som används beror på behandlingen. När Boivo behandlar boendedata för en fastighetsägares eller fastighetsförvaltares räkning bestämmer kunden normalt den rättsliga grunden.

För Boivos egen behandling kan rättsliga grunder bland annat vara:

avtal, när behandlingen behövs för att fullgöra avtal
rättslig förpliktelse, exempelvis bokföringskrav
berättigat intresse, exempelvis för B2B-försäljning, säkerhet, support och administration
samtycke, där det krävs

5. Fritext och känsliga personuppgifter

Felanmälningar och supportärenden kan innehålla fritext. Boivo är inte avsett för behandling av känsliga personuppgifter, exempelvis uppgifter om hälsa, religion, politiska åsikter eller andra särskilt skyddade uppgifter. Vi rekommenderar därför att du inte skriver känsliga eller onödiga personuppgifter i fritextfält om det inte är nödvändigt för ärendet.

6. Hur länge sparas personuppgifterna?

Personuppgifter sparas inte längre än vad som behövs för respektive ändamål. Boivo har bland annat följande interna lagringsprinciper:

bokningshistorik: normalt upp till 12 månader enligt beslutad lagringspolicy
använda eller utgångna boendeinbjudningar: normalt upp till 1 månad
supportens revisionsloggar: normalt upp till 24 månader
e-postadresser i revisionsloggar maskeras normalt efter 3 månader
prospektkontakter som inte längre är aktuella: manuell genomgång senast efter 24 månader utan aktivitet

Vissa uppgifter, exempelvis fakturor och bokföringsunderlag, kan behöva sparas längre enligt lag. Vissa lagringstider kräver fortfarande manuell genomgång och automatiseras inte.

När en boende slutar använda Boivo innebär det inte automatiskt att all historik raderas. Personuppgifter kan i vissa fall frikopplas eller pseudonymiseras medan viss fastighetshistorik behålls.

7. Radering och pseudonymisering

Boivo har ett särskilt GDPR-flöde för att verkställa godkända raderingsbegäranden. När en sådan begäran godkänts av den personuppgiftsansvarige kan bland annat följande ske:

användarkontot raderas
profiluppgifter tas bort
kopplingar mellan personen och historiska bokningar tas bort
lässtatistik tas bort
inbjudningar kopplade till personen tas bort
felanmälningar och supportmeddelanden granskas och personuppgifter kan maskeras eller ersättas

Viss historik kan behöva behållas i pseudonymiserad form, exempelvis kopplad till en lägenhet eller fastighet, om den personuppgiftsansvarige har ett fortsatt giltigt behov.

8. Registerutdrag och dina rättigheter

Beroende på situationen kan du ha rätt att:

få tillgång till dina personuppgifter
få felaktiga uppgifter rättade
begära radering
begära begränsning av behandling
invända mot viss behandling
få ut uppgifter i ett strukturerat format när rätt till dataportabilitet gäller

Om du är boende och Boivo behandlar dina uppgifter åt din fastighetsägare eller fastighetsförvaltare bör du i första hand kontakta dem. Du kan även kontakta Boivo på: info.boivo@gmail.com

Boivo kan då hjälpa den personuppgiftsansvarige att hantera din begäran.

9. Säkerhet

Boivo använder tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter. Det omfattar bland annat:

autentisering via Supabase Auth
e-postbekräftelse
behörighetsstyrning
databasregler och server-side-kontroller
Row Level Security där det används
server-side hantering av känsliga nycklar
hashning av inbjudningskoder
revisionslogg för känsliga supportåtgärder
begränsad åtkomst till Boivos interna supportverktyg
särskilda funktioner för registerutdrag och radering

Råa service-role-nycklar och Gmail-uppgifter exponeras inte till användarens webbläsare. Boivos Supabase-projekt är placerat i: West EU (Ireland), eu-west-1.

10. Leverantörer och underbiträden

Boivo använder externa leverantörer för att tillhandahålla tjänsten. Dessa kan bland annat omfatta:

Supabase

Används för databas, autentisering och relaterad infrastruktur.

Google / Gmail

Används för vissa utgående e-postmeddelanden från Boivo, exempelvis inbjudningar, informationsutskick, kvittenser och fakturor.

Lovable

Används som utvecklings- och hostingmiljö samt för vissa tekniska funktioner. Boivos supportassistent kan även använda Lovables AI Gateway för att generera förslag baserat på supportärenden.

Google Fonts

Kan användas för att leverera typsnitt till webbplatsen. Vid sådan hämtning kan teknisk information, exempelvis IP-adress, överföras till Google.

Boivo arbetar för att säkerställa att personuppgiftsbiträden omfattas av lämpliga dataskyddsvillkor.

11. Internationella överföringar

Boivos huvudsakliga Supabase-databas är placerad inom EU/EES. Vissa externa leverantörer kan dock behandla personuppgifter utanför EU/EES. När detta sker ska lämplig överföringsmekanism och skyddsåtgärder användas enligt GDPR.

12. E-post

När Boivo skickar e-post kan mottagaradress och meddelandeinnehåll behandlas av Google/Gmail. Skickade meddelanden kan även lagras i Boivos e-postkonto under den tid som behövs för kommunikation, support och dokumentation. Boivo avser att använda särskilda gallringsrutiner för e-post.

13. Cookies och lagring i webbläsaren

Boivo använder för närvarande inte marknadsföringscookies eller externa analysspårningsverktyg. Tjänsten använder dock teknisk lagring som behövs för att fungera, bland annat:

localStorage för Supabase-sessionen
localStorage för en pågående inbjudan under registrering
localStorage för att hålla reda på visade svar i felanmälningar
sessionStorage för viss teknisk felhantering
teknisk cookie för gränssnittets inställningar

Denna lagring används för funktion och säkerhet och inte för riktad marknadsföring.

14. Boivos försäljnings-CRM och information enligt artikel 14

Boivo behandlar yrkesrelaterade kontaktuppgifter till potentiella företagskunder i sitt interna CRM. Uppgifterna kan ha samlats in från offentligt tillgängliga källor. Boivo använder uppgifterna för att:

identifiera relevanta företag
kontakta möjliga företagskunder
dokumentera försäljningsdialog
följa upp erbjudanden och pilotprojekt

Den rättsliga grunden är normalt Boivos berättigade intresse av att bedriva relevant B2B-försäljning. Om vi har samlat in dina kontaktuppgifter från en annan källa än dig själv informerar vi dig om behandlingen i enlighet med GDPR:s regler. Du kan när som helst kontakta oss och begära att dina kontaktuppgifter tas bort från vårt CRM.

15. Boivo-support

Endast särskilt behörig Boivo-supportpersonal har tillgång till Boivos interna supportverktyg. Support kan, när det behövs för support, säkerhet, export eller GDPR-hantering, få tillgång till vissa kunduppgifter. Sådan åtkomst är begränsad och känsliga supportåtgärder loggas.

16. Ändringar i policyn

Boivo kan uppdatera denna integritetspolicy när tjänsten, lagstiftningen eller våra behandlingar förändras. Den senaste versionen kommer alltid att finnas tillgänglig via Boivos webbplats.

17. Kontakt och klagomål

Frågor om integritet och personuppgifter kan skickas till: info.boivo@gmail.com

Om du anser att personuppgifter behandlas felaktigt har du även rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Integritetspolicy för Boivo